Arbeitsrecht - Personalakte
Personalakten sind Sammlungen von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers betreffen, soweit diese in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. In eine Personalakte können alle Vorgänge aufgenommen werden, an deren Dokumentation der Arbeitnehmer oder der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse hat, insbesondere Bewerbungsunterlagen, (Zwischen-) Zeugnisse, Lebensläufe, Personalfragebögen, Urlaubsanträge, Freistellungszeiten, Bescheinigungen über Fortbildungsmaßnahmen und Ermahnungen bzw. Abmahnungen.
Arbeitnehmer können jederzeit Einsicht in ihre Personalakte nehmen. Für Betriebe, in denen ein Betriebsrat besteht, folgt dies unmittelbar aus § 83 Betriebsverfassungsgesetz, im Übrigen wird das Einsichtsrecht aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers abgeleitet. Für Beschäftigte des öffentlichen Dienstes folgt der Anspruch aus § 3 Abs.5 TVöD. Ein konkreter Anlass oder eine besondere Begründung ist nicht erforderlich. Nach überwiegender Auffassung umfasst das Einsichtsrecht auch das Recht, sich Notizen und – auf eigene Kosten – Kopien aus der Personalakte anzufertigen.
Arbeitnehmer haben das Recht, ein Mitglied des Betriebsrats bei der Einsichtnahme hinzuzuziehen. Schwerbehinderten gesteht das Gesetz das Recht zu, ein Mitglied der Schwerbehindertenvertretung hinzuzuziehen (§ 95 Abs.3 SGB IX). Leitende Angestellte können ein Mitglied des Sprecherausschusses hinzuziehen (§ 26 Abs.2 SprAuG).
Ist ein Arbeitnehmer der Auffassung, die Personalakte beinhalte falsche Tatsachendarstellungen, kann er regelmäßig die Aufnahme einer Gegendarstellung in die Personalakte verlangen.
Ein Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte kann bestehen, wenn diese falsche Tatsachenbehauptungen beinhaltet oder den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt und der Arbeitgeber kein berechtigtes Interesse am Verbleib der Abmahnung hat. Ob ein solches Vorgehen sinnvoll ist, hängt von den Umständen des jeweiligen Einzelfalls ab.